Cuando se habla de documentación de procesos se hace referencia a todos aquellos esfuerzos que
hacen las organizaciones para establecer (generalmente de manera formal) la forma en que deben
ejecutarse los diversos procesos que hacen parte de su día a día. Siendo así, sería prudente
comenzar por revisar la definición de proceso, y que mejor, que revisar la propuesta de un
estándar internacional referente en la materia, me refiero a la norma ISO 9000:2015, la cual
establece lo siguiente:
“Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas
para proporcionar un resultado previsto.”
Visto esto, recordemos entonces, que en esencia, las organizaciones son un gran cumulo de
procesos de diferente naturaleza que se ejecutan con distinta frecuencia, con distintos
requerimientos/recursos, con distintas entradas y por supuesto con distintos resultados previstos.
Asimismo, cada proceso podrá ser ejecutado de diversas formas, es por ello que corresponde a la
organización hacer un esfuerzo de análisis para determinar ¿cuál es la mejor manera de hacerlo?
(al menos durante determinadas circunstancias) y una vez determinada esa “mejor manera”
proceder a formalizarla a los fine de garantizar razonablemente su continuidad de aplicación y
replicabilidad.
Adicionalmente, se sabe que la ejecución adecuada y correctamente engranada de los procesos le
permite a las organizaciones, entre muchas otras cosas, satisfacer de forma efectiva demandas
externas e internas y en virtud de esto es que vale la pena invertir recursos en la documentación
de procesos.
Ahora bien, llegar a esto no es un esfuerzo deliberado, es el resultado de una labor planificada y
sistemática, por lo que es importante comprender las mejores prácticas asociadas, porque sucede
que muchas organizaciones invierten talentos, dinero y otros recursos tratando de documentar
sus procesos pero nunca ven mejoría alguna en la gestión como consecuencia de que no han sido
esfuerzos diseñados, organizados e implementados correctamente.
Estaremos analizando en las próximas entregas, cómo debería ser esa labor de documentación de
procesos para que las organizaciones logren obtener los beneficios esperados.
